5 voordelen van een brand portal voor (overheids)organisaties - Cordeo (2024)

Blogs - 23 februari 2022

Je communiceert als organisatie waarschijnlijk meer dan je op voorhand denkt. Het begint al bij visitekaartjes en contracten van de werknemers. Allemaal vormen van communicatie. Denk ook aan uitingen als: producthandleidingen, catalogussen, brochures en promotiematerialen als posters en banners. En vergeet social media en e-mail niet. Met een uitgebreid brand portal maken jij en je collega’s alle uitingen binnen de huisstijl. Forse tijdswinst en gehalveerde doorlooptijden per uiting, verlaging van de kosten en werkdruk én een versterkte merkidentiteit zijn positieve effecten van een brand portal. In dit blog zetten we de voordelen voor je op een rij.

Door alle media, huisstijlelementen, documenten en zo verder op één plek in de cloud - dit noemen we een Digital Asset Manager (DAM) - op te slaan, scheelt dit op jaarbasis een heleboel frustratie én zoekuren. Een uitgebreide DAM geeft structuur en overzicht. Alles wat wordt opgeslagen, wordt voorzien van metagegevens. Items terugvinden is daarmee een eitje. Ook staan alle gemaakte uitingen hier opgeslagen. Deze kunnen worden gedownload of geüpdatet.

• Eén centrale plek
  Een DAM zorgt ervoor dat alle digital assets op één plek beschikbaar zijn. Alle gebruikers kunnen eenvoudig content downloaden, toepassen voor de creatie van een nieuw communicatiemiddel ofwel online delen of printen.

• Altijd bereikbaar
  Door een DAM als SaaS-oplossing te omarmen, hebben alle gebruikers toegang tot het portal. Niet alleen op kantoor, maar van elke gewenste locatie waar internetverbinding mogelijk is. Overal dus.

• Slechts 2 kliks verwijderd. Alle opgeslagen media en documenten krijgen metagegevens waarmee ze makkelijk terug te vinden zijn. Vanuit AVG-oogpunt is het een must dat eenDAM o.a. inzicht geeft in hoe bestanden gebruikt mogen worden.

Elke uiting heeft in een brand portal een eigen template waarin je als organisatie zelf de mate van vrijheid en flexibiliteit bepaalt. Zo zorg je ervoor dat alle uitingen huisstijlconform zijn, ongeacht wie het maakt. Binnen het brand portal heb je een eigen studio voor het maken van content. Ook collega’s zonder grafische kennis vinden makkelijk hun weg. Meer maken in minder tijd.

• Uitingen maken met templates
  Templates worden in het portal gezet vanuit Adobe InDesign. Van te voren kan worden bepaald welke elementen en structuren vast staan en welke niet. Vervolgens kan elke collega - indien gewenst - content maken die bijdraagt aan de merkidentiteit. Templates zijn zelf aan te passen.

• Onafhankelijk van DTP
  Doordat alle uitingen binnen de organisatie gemaakt verspreid en beheerd worden, ben je minder afhankelijk van externen. In plaats van uitingen te laten maken door bv. DTP’ers doe je dit zelf. Meer content tegen minder kosten. Meer controle op je communicatie.

• Snelle doorlooptijden
  Onafhankelijkheid zorgt ervoor dat de tijd van hersenspinsel naar daadwerkelijke realisatie en publicatie vele malen korter is. Een brand portal zorgt ervoor dat de doorlooptijd drastisch terugloopt. Jij bent aan zet.

‘Iedereen in de organisatie maakt met een brand portal eenvoudig uitingen conform huisstijl. Houd ik dan nog wel grip op de kwaliteit van de inhoud?’ Ja zeker. Alvorens bepaal je de templates en hun flexibiliteit, maar ook eventuele workflows. Het hoeft niet, maar voor organisaties die werken met meerdere teams is het een aanrader om gebruikersgroepen aan te maken. Wordt er een content- item ingediend, moet deze worden goedgekeurd. Snel en efficiënt natuurlijk.

• Workflows
  Elke gebruikersgroep heeft eigen rechten. De één kan assets downloaden in de Digital Asset Manager, de ander kan bijvoorbeeld ook creëren. In een uitgebreid brand portal kun je zelf gebruikers rollen meegeven.

• Kwaliteitswaarborging
  Door voor een goedkeuringsflow te kiezen, waarborg je ook de inhoud van je uitingen. Is de controleur ergens niet mee akkoord, dan krijgt de maker van het document een seintje met redenen en bijvoorbeeld verbeterpunten.

• Huijsstijlgarantie
  Doordat in een brand portal uitingen middels templates worden gemaakt, hoeft de huisstijl nooit gecheckt te worden. Dit scheelt tijd. Heel - veel - tijd. En tijd is geld.

Met een brand portal speel je snel in op ontwikkelingen, doordat je binnen no-time uitingen creëert en publiceert. De verkorte doorlooptijd levert niet enkel tijds- en kostenbesparingen op. Het zorgt er ook voor dat je snel kunt handelen. Doordat je binnen de huisstijl creëert, draagt ook deze berichtgeving bij aan de identiteit van je organisatie.

• Actueel
  Je speelt snel in op ontwikkelen, omdat je zelf het heft in handen hebt. Snel een nieuwsitem maken? Met een paar minuten ben je klaar. Je uiting of online post is helemaal in huisstijl.

• Permalinks
  Een document online delen met een permalink, zorgt ervoor dat je bij eenupdate of aanpassing in dit document enkel de bron hoeft aan te passen. Vervolgens zijn de aanpassingen op alle plekken waar dit item is gedeeld zichtbaar.

• Besparing
  Je bent accuraat en kunt makkelijk je uitingen updaten zonder controles op allerlei platformen waar je een bepaald item hebt gedeeld. Scheelt alweer.

Digitaal toegankelijke uitingen zijn pdf’s, documenten en marketingmaterialen die ook beschikbaar zijn voor mensen met een functiebeperking. Deze uitingen krijgen onzichtbaar een complexe code mee dat kan worden opgepakt door bijvoorbeeld een screenreader. Zo bereik jij een breder publiek en voldoe je aan de eisen rondom WCAG 2.1. Met een brand portal zijn al je uitingen digitoegankelijk.

• Creatieve proces
  Eenmalig wordt er over het creatieve proces nagedacht. Dit wordt verwerkt in templates waarmee iedereen consistentie content kan creëren, verspreiden en beheren.

• Focus verleggen
  Verleg je focus van micro- naar macromanagement. Je kunt je tijd beter besteden dan continue details controleren. De kwaliteit wordt gewaarborgd dankzij workflows en gegarandeerde huisstijlconsistentie in elke uiting.

• Winst
  Je bespaart tijd op interne uren en uitbesteding die je nu niet meer nodig hebt door de onafhankelijkheid die je hebt met een brand portal. Lagere kosten en tijdswinst komen in de plaats.

Een brand portal is een nieuwe manier van werken, van communiceren. Je creëert drie keer meer uitingen in de helft van de tijd. Je werkt met al je collega’s vanuit één online omgeving en structureert en versnelt je communicatieproces. Ga je mee op weg naar een sterk merk? Download dan nu gratis het e-book: ‘Dit is waarom een brand portal essentieel is voor organisaties’.